Las previsiones de ventas son fundamentales para las empresas, es el punto de inicio de la cadena de suministro e impacta en el resultado de todos los departamentos de la compañía.
Ahora bien, ¿Cuáles son las claves para tener una buena previsión de venta? A continuación se detallan las claves haciendo un símil entre cálculo de previsión de demanda y el mundo de la restauración.
Ingredientes
Si queremos cocinar un buen plato en un restaurante necesitamos ingredientes variados y de calidad. Y para elaborar la previsión de venta el ingrediente principal es el histórico de ventas. Y si hay una dato presente en todas las empresas es el dato de ventas. Por lo tanto «la falta de ingredientes» nunca va a ser un limitante para poder presentar unas muy buenas previsiones de venta.
En la cocina debemos limpiar los ingredientes antes de cocinar, debemos replicar lo mismo para realizar una previsión de ventas. Por ello, se debe limpiar el histórico de ventas para excluir ventas atípicas como mostraremos en la receta.
Por lo tanto, con ingredientes fáciles de conseguir podemos generar un buen plato, ¿Cómo seguir mejorando? Incluyendo información de mercado y de clientes. Input que se encuentra en las cabezas del equipo comercial y de marketing. Nos la tenemos que ingeniar para que mes a mes los roles comerciales nos entreguen los ingredientes que ellos poseen. Este ingrediente puede potenciar el sabor del plato al igual que empeorarlo. Antes de su uso evalúe la calidad del mismo.
Y si nuestras aspiraciones son las de conseguir un plato digno de una Estrella Michelin, ¿Qué ingrediente lo puede conseguir? La Inteligencia Artificial. La IA nos ayuda a analizar/trabajar cantidades gigantescas de datos y esto se puede utilizar para conectarnos a bases de datos externas al ERP. Como ejemplo, bases de datos climáticas ya que en gran distribución las ventas pueden fluctuar en base a temperaturas o precipitaciones. O conectarnos a bases de datos de imágenes de pasarelas moda para conocer las nuevas tendencias de colores para la temporada. Igualmente estos ingredientes pueden ser peligrosos, por ello será fundamental probar, probar y volver a probar hasta validar el sabor.
Receta
Tenemos ingredientes, ¿Qué hacemos con ellos? El primer paso consiste en adecuar los ingredientes para su uso. Necesitamos limpiar el historial de ventas para eliminar ventas atípicas. ¿Qué es una venta atípica? Dependerá del sector pero podría ser una venta mensual que supere la media de venta mas dos veces las desviación típica del artículo. Esta desviación puede ser tanto superior (pico de ventas en un mes de la referencia) o una desviación negativa. Por ejemplo si la venta es cero, no por no existencia de demanda sino por rotura prolongada de stock.
Además en un restaurantes tenemos diferentes clientes con gustos diversos, unos que prefieren la carne al punto y otros poco hecha. En la empresa tenemos múltiples referencias con diferentes casuísticas, unas referencias son nuevas y otras su ciclo de vida se va acabando, referencias con ventas muy altas y otras con ventas reducidas, sku estables e inestables, referencias con tendencias acusadas, artículos con estacionalidad… en resumen tenemos referencias con características de demanda dispares y necesitamos proyectar la demanda a partir de diferentes modelos matemáticos. En función de la característica de la demanda un modelo matemático se adapta mejor que otro. Proyectar solo en base a medias de consumo se queda corto. Y a cada referencia se le debe seleccionar el modelo de proyección que mejor le convenga y esta elección debe ser dinámica en el tiempo, ya que el comportamiento de la referencia es dinámico.
Herramientas y utensilios
En cocina necesitamos buenas sartenes para que el filete no se pegue, si en nuestra empresa seguimos cocinando con el Excel seguramente todavía se nos pegue el filete. También hay margen de mejora si trabajamos con módulos estándar del ERP que hacen previsiones a partir de medias de consumo.
Necesitamos herramientas avanzadas (el precio NO es prohibitivo) que hagan los cálculos presentados en la receta. Estas herramientas se conectan con el sistema informático y hacen los cálculos de manera automática y de forma diaria. Seria nuestra Thermomix, digamos que cocina por nosotros. El usuario se olvidaría de las tareas administrativas y de cálculo, para pasar a tareas de valor añadido como validación del dato o compartir las previsiones con las personas clave.
Chef
Si tienes los mejores ingredientes, recetas y herramientas, ¿Un restaurante funciona? No todos, queda pendiente la esencia verdadera que son las personas. Necesitamos personas activas y con ganas para hacer que el sistema funcione. Necesita formación si, pero sobre todo ganas de hacer las cosas mejor. Necesitamos que primero se crea que mejores previsiones van a mejorar notablemente el rendimiento de toda la empresa. Después que empuje por tener los mejores ingredientes, disponga de la herramientas para poder implementar la receta y sobre todo ejecute y consiga mejorar tras cada ejecución. Las ventas son dinámicas y por tanto las previsiones también.
Emplatado
Y como en MasterChef llego la hora del emplatado, ¿Qué hacemos con las previsiones? ¿Quién les va a dar uso?. La principal aplicación es para planificación de producción o aprovisionamiento de materiales. Una buena demanda permite plantear que cantidades aprovisionar para primero no tener roturas de stock y poder servir los pedidos y segundo no sobredimensionar el stock aumentando nuestros costes. Las mejoras en stock dos indicadores son importantes.
Ampliando el uso en aprovisionamiento, a partir de la demanda ya se pueden calcular el resto de parámetros logísticos como puntos de pedido, lotes económicos o stock de seguridad.
Y las previsiones no solo nos ayudan a mejorar en el ámbito descrito, en el blog «Importancia de las previsiones de venta» se detalla beneficios en el resto de áreas de una compañía.
